Regulamin Kongresu Nauka dla Społeczeństwa

9-10 czerwca 2024 r.

(dalej: Regulamin)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorem Kongresu Nauka dla Społeczeństwa (dalej: Kongres) jest Instytut Fizjologii i Patologii Słuchu z siedzibą w Warszawie (dalej: IFPS), we współpracy z Radą Główną Instytutów Badawczych, Politechniką Warszawską, Radą Dyrektorów Jednostek Naukowych PAN, Komitetem Nauk Klinicznych PAN, Instytutem Narządów Zmysłów oraz gronem naukowców z ośrodków uniwersyteckich.
  2. Patronem honorowym wydarzenia jest Minister Nauki
  3. Kongres odbędzie się w dniach 9-10 czerwca 2024 r. w Warszawie na terenie Politechniki Warszawskiej – Plac Politechniki 1, 00-661 Warszawa oraz Światowego Centrum Słuchu Instytutu Fizjologii i Patologii Słuchu, ul. Mokra 17, Kajetany, 05-830 Nadarzyn.
  4. Językiem Kongresu jest język polski, ale istnieje możliwość wystąpienia w języku angielskim w ramach sesji prowadzonych w tym języku.
  5. Wydarzenia związane z Kongresem będą relacjonowane za pomocą streamingu sieciowego i będą dostępne dla wszystkich zainteresowanych.
  6. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie, a uczestnictwo w Kongresie jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
  7. Uczestnikiem czynnym są jednostki naukowe oraz ośrodki edukacyjne i koła naukowe mające swoje wystawy lub stanowiska naukowe na Kongresie oraz wykładowcy debat programowych Kongresu, którzy dokonali zgłoszenia udziału na podstawie nakiety.
  8. Prawo udziału w Kongresie jako Uczestnika biernego przysługuje: pracownikom naukowym, doktorantom, studentom oraz innym osobom fizycznym i nie wymaga rejestracji.
  9. Udział w Kongresie jest bezpłatny.
  10. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo wprowadzenia zmian w programie Kongresu i niniejszym Regulaminie oraz prawo do zmiany terminu Kongresu lub jego odwołania.
  11. W przypadku odwołania Kongresu, Organizator zobowiązują się powiadomić o tym fakcie Uczestników, najpóźniej na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Kongresu.
  12. Organizator uprawniony jest do utrwalania za pomocą obrazu i dźwięku przebiegu debat merytorycznych dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych Kongresu.

II. WARUNKI UCZESTNICTWA

  1. Warunkiem udziału w Kongresie jako Uczestnika czynnego jest dokonanie wcześniejszego zgłoszenia, zawierającego nazwę podmiotu oraz dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby uprawnionej do jego reprezentacji (ankieta).
  2. Ze względu na ograniczoną ilość miejsc, o udziale Uczestnika decyduje kolejność zgłoszeń. Dotyczy to przede wszystkim powierzchni wystawowej Dużej Auli Politechniki Warszawskiej.
  3. W ramach porozumienia Instytutu Fizjologii i Patologii Słuchu z Ministerstwem Nauki istnieje możliwość zwrotu kosztów podróży dla wykładowców oraz 2 osób z każdego instytutu spoza Warszawy, zakwaterowania dwóch przedstawicieli instytutów spoza Warszawy na 2 lub 3 doby w hotelu w Kajetanach wraz z zapewnieniem dowozu i odbioru z Politechniki Warszawskiej w dniach 9-10.06.2024 r., po wcześniejszym zgłoszeniu, które będzie przyjmowane do dnia 31.05.2024r.
  4. Decyzja o udziale w Kongresie jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu i wyrażeniem zgody na przetwarzanie podanych przez Uczestnika danych osobowych. Zgodę na przetwarzanie danych można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zakres czynności wykonanych przed wycofaniem zgody.
  5. Biorąc pod uwagę naukowy i popularyzatorski charakter Kongresu organizator zastrzega sobie prawo do rejestrowania i publikowania wszelkich materiałów związanych z jej przebiegiem, udostępniania ich podmiotom trzecim oraz wykorzystania wizerunku osób zarejestrowanych w związku z udziałem w wydarzeniu.
  6. Akceptując niniejszy Regulamin uczestnicy, stosownie do treści art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskimi prawach pokrewnych wyrażają zgodę na nagrywanie i nieodpłatne wykorzystanie wizerunku, w celach promocji wydarzenia, rozpowszechniania i archiwizacji jego rezultatów, a także promocji działalności naukowej IFPS, w szczególności poprzez:
    • a) zamieszczanie na stronach internetowych IFPS oraz na stronach w mediach społecznościowych), zarządzanych przez IFPS, a także w materiałach prasowych (w formie tradycyjnej lub elektronicznej);
    • b) udostępniania nagrań obrazu, dźwięku lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym w sieci Internet i innych sieciach, w szczególności za pomocą transmisji strumieniowej, za pośrednictwem strony internetowej IFPS, jak również zarządzanych przez IFPS stron w serwisach społecznościowych;
    • c) wyświetlanie lub odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie oraz publiczne udostępnianie nagrań w taki sposób, aby każdy mógł się z nimi zapoznać w miejscu i czasie przez siebie wybranym;
    • d) wytwarzanie egzemplarzy za pomocą dowolnej techniki, w tym techniki drukarskiej, reprograficznej, zapisu magnetycznego oraz techniki cyfrowej, jak również zamieszczanie w ramach innych utworów.
  7. Uczestnik czynny wyrażając zgodę na udział w wydarzeniu zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania swojego wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w Regulaminie.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rejestrowanie, utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestników Kongresu przez inne osoby.
  9. Uczestnik czynny zobowiązuje się do udziału w sposób zgodny z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz Regulaminem. Uczestnik zobowiązuje się w szczególności, że udostępniane przez niego treści nie będą wystąpieniami politycznymi oraz nie będą naruszać dobrych obyczajów, w szczególności nie będą zawierać przekazów wulgarnych, kontrowersyjnych, pornograficznych, zniesławiających, nawołujących do dyskryminacji, rasizmu, totalitaryzmu, nienawiści lub treści obraźliwych, jak również nie będą naruszać jakichkolwiek praw osób trzecich (w szczególności dóbr osobistych).
  10. Tytuł i program Kongresu, w tym loga, grafiki, zdjęcia, pliki audio i video wykorzystywane do promocji Kongresu jak również prezentacje oraz treści przysługują Organizatorowi albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione, jako utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. – Prawo autorskie. Uczestnik nie ma prawa zwielokrotniania i/lub wprowadzania do obrotu treści z przebiegu Kongresu oraz jakiegokolwiek innego udostępniania osobom trzecim ani też udzielania dalszych licencji.

III. ZMIANY W PROGRAMIE KONGRESU

  1. Organizator może wprowadzić zmiany w programie Kongresu, w tym w zakresie terminów lub tematów oraz zmodyfikować warunki techniczne oraz parametry z ważnych powodów. W takim przypadku Uczestnicy zostaną poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem lub w trakcie Kongresu, a każdy z Uczestników będzie miał możliwość rezygnacji z udziału w Kongresie.
  2. W związku ze zmianą w programie Kongresu lub zmianą warunków udziału nie przysługują jakiekolwiek roszczenia wobec Organizatora.

IV. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administratorem danych jest Instytut Fizjologii i Patologii Słuchu – Światowe Centrum Słuchu z siedzibą w Warszawie przy ul. Mochnackiego 10, 02-042 Warszawa, tel. 22 356 03 69.
  2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją związanych z tym przetwarzaniem praw za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: iod@ifps.org.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
  3. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celach niezbędnych dla organizacji wydarzenia, zapewnienia udziału osobom zainteresowanym, promocji wydarzenia oraz popularyzacji jego rezultatów, jak również promocji i popularyzacji działalności naukowej IFPS i promocji zdrowia oraz realizacji nałożonych na administratora obowiązków prawnych, w tym dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.
  4. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowią przepisy:
    • a) art. 6 ust. 2 lit. e) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia zadania realizowanego w interesie publicznym, w dziedzinie zdrowia publicznego);
    • b) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w tym z dochodzeniem roszczeń i obrony przed roszczeniami);
    • c) art. 6 ust. 1 lit. a) RODO zgoda osoby, której dane dotyczą wyrażona również poprzez wyraźne działanie, w zakresie wykraczającym poza pozostałe postawy przetwarzania.
  5. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania, na podstawie przepisów prawa lub umowy, w szczególności dostawcom usług i narzędzi wykorzystywanych w celu realizacji wydarzenia.
  6. Dane osobowe Uczestników nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
  7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania Kongresu, a także po jej zakończeniu stosownie do przepisów obowiązującego prawa. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania.
  8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji zadań związanych z organizacją i uczestnictwem w Kongresie.
  9. Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo:
    • a) dostępu do treści swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania lub usunięcia, na zasadach określonych w art. 15-17 RODO;
    • b) ograniczenia przetwarzania danych, w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
    • c) przenoszenia danych, na zasadach określonych w art. 20 RODO tj. do otrzymywania przez osobę, której dane dotyczą od administratora danych osobowych jej dotyczących, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
    • d) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na zasadach określonych w art. 21 RODO;
    • e) cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda osoby, której dane dotyczą.
    • f) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli osoby, których dane dotyczą uznają, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa.
  2. Uczestnik czynny zobowiązany jest przez cały okres trwania Kongresu posługiwania się identyfikatorem wydanym przez Organizatora. Zabronione jest przekazywanie lub udostępnianie identyfikatora innym osobom. W przypadku zagubienia identyfikatora należy ten fakt zgłosić Organizatorowi.
  3. Organizator informuje, że nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa może skutkować usunięciem Uczestnika z Kongresu.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione lub zgubione przez Uczestników w trakcie trwania Kongresu.
  5. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Kongresie wynikające z przyczyn od niego niezależnych.
  6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym odbywa się Kongres.
  7. Ustala się osoby do kontaktów :
    • a) w sprawach technicznych dotyczących wystawy – Damian Czajkowski – e-mail: d.czajkowski@ifps.org.pl, tel. 22 356 04 28,
    • b) w sprawach innych: sekretariat@rgib.org.pl; , mgr Iwona Piekarska – tel.: 22 356 03 66; mgr Agata Szczygielska – tel.: 22 356 04 81
  8. Regulamin może zostać w każdej chwili zmieniony, przy czym zmiany te nie wpływają na prawa i obowiązki w stosunku do Uczestników zarejestrowanych przed jego zmianą.
  9. Aktualna treść Regulaminu dostępna jest na stronie https://nauka-dla-spoleczenstwa.pl/regulamin-kongresu-nauka-dla-spoleczenstwa/